Zestawienie faktur z KSeF w Excelu

Aktualizacja: 2026-10-11

KSeF wydaje faktury jako pliki XML, a do analizy, uzgodnień z księgową czy kontroli płatności najwygodniejszy jest arkusz Excela. KSeF Viewer przygotuje go z faktur z wybranego okresu, bez przepisywania i bez makr.

Zestawienie w Excelu krok po kroku

Pobierz listę faktur zakupowych albo sprzedażowych za wybrany okres.
W razie potrzeby zawęź listę: kontrahent, kwota od-do, „tylko niezapłacone" albo pole szukania.
Zaznacz faktury ptaszkiem („Faktury" → „Zaznacz wszystkie"). Zestawienia i ptaszki są w trybie zaawansowanym (menu „Wygląd").
Wybierz „Zestawienia" → „Zestawienie Excel" i zapisz plik.

Co jest w pliku

Zakup albo Sprzedaż - lista faktur z kwotami netto, VAT i brutto,
Kontrahenci - suma faktur dla każdego kontrahenta, od największej kwoty,
Stawki VAT - podział kwot na stawki,
Niezapłacone - faktury do zapłaty z terminami.

Zakupy i sprzedaż w jednym pliku

„Zestawienia" → „Zestawienie zbiorcze zakup + sprzedaż (Excel)" łączy zakupy i sprzedaż z tego samego okresu (z faktur pobranych wcześniej do programu) i liczy różnicę netto, VAT i brutto - przydatne do szybkiej oceny miesiąca. Różnica VAT to tylko orientacyjne porównanie faktur, a nie wyliczenie deklaracji.

Prościej: CSV i PDF

Sam spis faktur zapiszesz do CSV („Plik" → „Eksport listy do CSV") i otworzysz w dowolnym arkuszu. Zestawienie do wydruku zrobisz w PDF („Zestawienia" → „Zestawienie PDF"). Te dwie funkcje są w wersji Premium; zestawienia w Excelu - w wersji Premium MAX.

Statystyki i kategorie

W wersji Premium MAX „Zestawienia" → „Statystyki" pokazują zakupy lub sprzedaż w kolejnych miesiącach i według kontrahentów, a faktury kosztowe przypiszesz do własnych kategorii (np. paliwo, biuro, towar).

Źródła

Podręcznik KSeF 2.0, cz. I - Ministerstwo Finansów

KSeF Viewer to program dla Windows do pobierania, przeglądania i drukowania faktur z KSeF. Wersja darmowa nie wymaga rejestracji, a przez pierwsze 14 dni działa pełna wersja.

Pobierz KSeF Viewer 2.10.5 Zobacz, co potrafi