Certyfikat KSeF: jak go uzyskać i użyć do logowania

Aktualizacja: 2026-10-11

Certyfikat KSeF to elektroniczne poświadczenie wydawane bezpłatnie przez Krajowy System e-Faktur. Składa się z pliku certyfikatu i klucza prywatnego zabezpieczonego Twoim hasłem. Programy, takie jak KSeF Viewer, logują się nim do KSeF bez Twojego udziału.

Dwa rodzaje certyfikatów

Certyfikat do uwierzytelniania - służy do logowania w KSeF. Tego potrzebujesz do pobierania faktur w programie.
Certyfikat offline - służy do wystawiania faktur w trybie offline; nim podpisuje się drugi kod QR („CERTYFIKAT") na takich fakturach. Do logowania się nie nadaje.

Jak uzyskać certyfikat

Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (login.gov.pl, podpis kwalifikowany albo pieczęć kwalifikowana firmy).
Otwórz zakładkę z certyfikatami KSeF i złóż wniosek o certyfikat do uwierzytelniania.
Ustaw hasło do klucza prywatnego. Zapamiętaj je - bez niego certyfikat jest bezużyteczny, a Ministerstwo go nie odtworzy.
Pobierz plik certyfikatu i plik klucza prywatnego i zapisz je w bezpiecznym miejscu, najlepiej także w kopii.

Do 1 lutego 2026 r. certyfikaty wydawał osobny Moduł Certyfikatów i Uprawnień; wydane tam certyfikaty zostały przeniesione do KSeF 2.0 i działają dalej.

Jak długo jest ważny

Certyfikat KSeF jest ważny najwyżej 2 lata. Przed końcem ważności złóż wniosek o nowy. W wersjach Premium i Premium MAX KSeF Viewer sam ostrzega na pasku w oknie programu, gdy do końca ważności certyfikatu zostaje niewiele czasu.

Logowanie certyfikatem w KSeF Viewer

Menu „Firma" → „Konfiguracja KSeF…".
Wpisz NIP firmy i przy „Sposób logowania" wybierz „Certyfikat KSeF".
Wskaż plik certyfikatu (.crt) i plik klucza (.key) - albo jeden plik .pfx - i wpisz hasło klucza.
Kliknij „Zapisz i zaloguj". Hasło możesz zapamiętać; program przechowuje je zaszyfrowane dla Twojego konta Windows.

Certyfikat to nie przepustka dla księgowej

Certyfikat poświadcza tożsamość osoby albo firmy, więc nie należy przekazywać go innym, także biuru rachunkowemu. Księgowa powinna mieć własne uprawnienia nadane w KSeF - więcej w poradniku Jak przekazać faktury z KSeF do biura rachunkowego. Jeśli wolisz prostszy sposób logowania, zobacz jak wygenerować token KSeF.

Źródła

KSeF Viewer to program dla Windows do pobierania, przeglądania i drukowania faktur z KSeF. Wersja darmowa nie wymaga rejestracji, a przez pierwsze 14 dni działa pełna wersja.

Pobierz KSeF Viewer 2.10.5 Zobacz, co potrafi