Jak zapisać fakturę z KSeF do PDF

Aktualizacja: 2026-10-11

KSeF przechowuje faktury jako pliki XML - dane dla programów, a nie dokument do czytania. PDF to wizualizacja tej faktury: ta sama treść ułożona jak zwykła faktura, gotowa do wysłania, archiwizacji albo wydruku.

Co powinien zawierać PDF faktury z KSeF

dane sprzedawcy i nabywcy, numer i daty faktury,
pozycje, stawki i kwoty VAT, podsumowanie,
informacje o płatności: termin, forma, numer rachunku,
numer KSeF i kod QR, którym każdy sprawdzi fakturę w systemie Ministerstwa Finansów.

Jedna faktura do PDF

W KSeF Viewer pobierz listę faktur („Zakup" albo „Sprzedaż", okres, „Pobierz listę").
Kliknij fakturę dwa razy - otworzy się podgląd.
Kliknij „Zapisz PDF…" i wybierz miejsce zapisu.

Szybciej: kliknij fakturę na liście prawym przyciskiem i wybierz „Zapisz PDF tej faktury…".

Wiele faktur naraz

Zaznacz ptaszkiem faktury (np. „Faktury" → „Zaznacz wszystkie") i wybierz „Faktury" → „Zapisz zaznaczone jako PDF". Program zapisze każdą fakturę jako osobny plik we wskazanym folderze i zapamięta ten folder na następny raz. Jeśli zapisujesz faktury co miesiąc do jednego miejsca, w „Ustawieniach" włącz „Zapisuj faktury PDF i XML w podfolderach rok / miesiąc" - program sam ułoży pliki według daty wystawienia, np. 2026\10. Gdy potrzebujesz jednego pliku do druku, użyj „Drukuj zaznaczone (jeden plik PDF)". Ptaszki i polecenia dla wielu faktur są w trybie zaawansowanym - jeśli ich nie widzisz, wybierz menu „Wygląd" → „Tryb zaawansowany". W trybie prostym „Zapisz PDF" zapisuje faktury podświetlone na liście (kilka zaznaczysz z klawiszem Ctrl).

Faktura w pliku XML z e-maila

Plik XML otrzymany od kontrahenta otworzysz przez „Plik" → „Otwórz plik XML…" albo prawym przyciskiem na pliku w Windows → „Otwórz w KSeF Viewer". Z podglądu zapiszesz go do PDF tak samo jak fakturę pobraną z KSeF.

Zachowaj też XML

Fakturą w rozumieniu przepisów jest plik XML w KSeF, a PDF to jego czytelna kopia. Warto przechowywać oba: PDF do czytania i wysyłania, XML do księgowości. W wersji Premium MAX program sam trzyma pobrane faktury w lokalnym archiwum i może przygotować komplet dla księgowości z PDF i XML każdej faktury.

Zapis do PDF jest dostępny w wersjach Premium i Premium MAX; w wersji darmowej możesz obejrzeć podgląd faktury.

Źródła

KSeF Viewer to program dla Windows do pobierania, przeglądania i drukowania faktur z KSeF. Wersja darmowa nie wymaga rejestracji, a przez pierwsze 14 dni działa pełna wersja.

Pobierz KSeF Viewer 2.10.5 Zobacz, co potrafi