Numer KSeF w przelewie od 2027 roku: co i gdzie wpisać

Aktualizacja: 2026-10-11

Od 1 stycznia 2027 r. płacąc za fakturę z KSeF innemu czynnemu podatnikowi VAT, podajesz w przelewie numer KSeF tej faktury, a nie tylko jej zwykły numer. Poniżej, kogo to dotyczy, co dokładnie wpisać i jak przygotować to w kilka sekund.

Kogo dotyczy obowiązek

nabywcy, który jest czynnym podatnikiem VAT i płaci za fakturę ustrukturyzowaną (z KSeF) innego czynnego podatnika VAT,
płatności przelewem, poleceniem zapłaty albo innym sposobem, w którym podaje się tytuł płatności,
także sytuacji, gdy za fakturę płaci ktoś inny niż nabywca.

Przed zapłatą sprawdź też, czy sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT - na podstawie wykazu podatników VAT (tzw. białej listy) na dzień płatności. Obowiązek opisuje art. 108g ustawy o VAT.

Kiedy numeru KSeF nie trzeba podawać

gdy sprzedawca jest zwolniony z VAT,
przy fakturach wystawionych w czasie awarii KSeF, które zgodnie z komunikatami o awarii nie zostały do systemu wprowadzone.

Co wpisać w tytule przelewu

Numer KSeF ma 35 znaków, na przykład 5265877635-20261005-010080A1B2C3-4D: NIP sprzedawcy, data, część unikalna i cyfry kontrolne. Tyle mieści jedna linia tytułu przelewu, więc najprościej wpisać go na początku, a po nim zwykły numer faktury - ułatwi to sprzedawcy rozpoznanie wpłaty.

Numer KSeF znajdziesz pod kodem QR na wydruku lub PDF faktury, w Aplikacji Podatnika KSeF i na liście faktur w programie do KSeF.

Podzielona płatność (MPP)

W przelewie w mechanizmie podzielonej płatności, w polu numeru faktury, podajesz numer KSeF faktury zamiast numeru nadanego przez sprzedawcę (art. 108a ust. 3 ustawy o VAT). Pozostałe pola - kwota VAT i NIP sprzedawcy - zostają bez zmian.

Jeden przelew za kilka faktur

Gdy płacisz jednym przelewem za co najmniej dwie faktury od tego samego sprzedawcy, zamiast listy numerów KSeF podajesz identyfikator zbiorczy. Ma 35 znaków (np. 9999999999-IZ202602-FFFFFFFFFFFF-FF) i wygeneruje go sprzedawca albo nabywca z listy numerów KSeF tych faktur - w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie połączonym z KSeF. Identyfikator nie łączy faktur w jedną; każda zachowuje swój numer KSeF. W MPP jednym przelewem można opłacić faktury od jednego sprzedawcy z okresu od jednego dnia do jednego miesiąca.

Dane do przelewu w KSeF Viewer

Kliknij fakturę zakupową prawym przyciskiem i wybierz „Dane do przelewu i kod QR…".
Pole „Tytuł przelewu" zawiera już numer KSeF i numer faktury - kliknij „Kopiuj" i wklej w banku.
Do MPP osobno skopiujesz numer KSeF i kwotę VAT.
Płacisz w banku w przeglądarce? Kliknij „Wklejaj po kolei" i w formularzu banku naciskaj Ctrl+V w kolejnych polach - program sam podsuwa następne: rachunek, odbiorcę, kwotę i tytuł, a przy MPP także kwotę VAT, NIP i numer KSeF.

Okno pokazuje też rachunek sprzedawcy, ostrzega, gdy różni się od rachunku z wcześniejszych faktur, i jednym kliknięciem sprawdza go w wykazie podatników VAT. Funkcja jest w wersjach Premium i Premium MAX.

Kod QR do przelewu w oknie programu ma w tytule numer KSeF i numer faktury: skanujesz go telefonem w aplikacji banku i tytuł wypełnia się sam. Standard kodów bankowych przewiduje 32 znaki tytułu, ale aplikacje bankowe przyjmują dłuższy tytuł w całości. Jeśli Twój bank utnie tytuł, odznacz w Ustawieniach opcję „Kod QR przelewu: numer KSeF w tytule" - kod wróci do numeru faktury, a numer KSeF wpiszesz ręcznie.

Źródła

KSeF Viewer to program dla Windows do pobierania, przeglądania i drukowania faktur z KSeF. Wersja darmowa nie wymaga rejestracji, a przez pierwsze 14 dni działa pełna wersja.

Pobierz KSeF Viewer 2.10.5 Zobacz, co potrafi