KSeF Viewer - program PcKom.net do faktur z KSeF program
PcKom.net

Jak przekazać faktury z KSeF do biura rachunkowego

Aktualizacja: 2026-10-11

Faktury zakupowe i sprzedażowe są w KSeF, ale księgowa musi je jakoś dostać. Są dwa sposoby: biuro pobiera je samo dzięki uprawnieniom w KSeF albo Ty wysyłasz mu gotowy komplet. Często najlepiej działa połączenie obu.

Sposób 1: uprawnienia dla biura w KSeF

W Aplikacji Podatnika KSeF nadajesz biuru rachunkowemu uprawnienie do przeglądania (dostępu do) faktur Twojej firmy. Możesz je nadać:

Jeśli Twoja firma nie może zalogować się do KSeF elektronicznie, pierwszą osobę z uprawnieniami wskazuje się na zawiadomieniu ZAW-FA w urzędzie skarbowym; kolejne uprawnienia nadaje ona już w KSeF. Uprawnienia zaczynają działać, gdy trafią do systemu.

Nie przekazuj księgowej swojego certyfikatu ani tokenu. Certyfikat poświadcza Twoją tożsamość; księgowa powinna logować się własnym certyfikatem lub tokenem, na podstawie nadanych jej uprawnień.

Sposób 2: komplet dla księgowości z programu

W KSeF Viewer (wersja Premium MAX) przygotujesz komplet jednym poleceniem:

  1. Pobierz listę faktur za miesiąc - np. strzałkami przy okresie albo „Poprzedni miesiąc".
  2. Zaznacz faktury ptaszkiem („Faktury" → „Zaznacz wszystkie"). Zestawienia i ptaszki są w trybie zaawansowanym (menu „Wygląd").
  3. Wybierz „Faktury" → „Dla księgowości" → „Komplet dla księgowości (ZIP)" albo od razu „Wyślij komplet do księgowości (e-mail)". Ten sam komplet jest pod przyciskiem „Dla księgowości" na pasku.

W komplecie są: PDF i XML każdej faktury oraz zestawienie w PDF i w Excelu (lista faktur, kontrahenci, stawki VAT, niezapłacone). Jeśli akceptujesz faktury zakupowe („Faktury" → „Akceptacja"), zestawienie pokazuje przy każdej fakturze decyzję i powód odrzucenia, a faktury odrzucone trafiają do osobnego folderu „Odrzucone" - księgowa od razu wie, czego nie księgować. Wiadomość wychodzi z Twojej skrzynki, którą wpisujesz raz w „Narzędzia" → „Ustawienia…" → „Księgowość". Program może też co miesiąc przypominać o wysyłce kompletu za poprzedni miesiąc albo wysyłać go sam.

Pojedynczą fakturę wyślesz z podglądu przyciskiem „Wyślij e-mailem…" albo prawym przyciskiem na fakturze - w wiadomości będą PDF i XML.

Który sposób wybrać

Prowadzisz biuro rachunkowe? Zobacz jak obsłużyć faktury wielu firm w jednym programie.

Źródła

KSeF Viewer to program dla Windows do pobierania, przeglądania i drukowania faktur z KSeF. Wersja darmowa nie wymaga rejestracji, a przez pierwsze 14 dni działa pełna wersja.

Pobierz KSeF Viewer 2.10.5 Zobacz, co potrafi

Inne poradniki