KSeF w biurze rachunkowym: faktury wielu firm w jednym programie

Aktualizacja: 2026-10-11

Biuro rachunkowe obsługuje faktury wielu firm, a każda ma w KSeF osobny dostęp. KSeF Viewer w wersji Premium MAX trzyma wszystkie firmy w jednym programie: przełączasz się między nimi jednym kliknięciem albo pobierasz faktury wszystkich klientów naraz.

Dostęp do faktur klientów

Każdy klient nadaje biuru (albo konkretnej księgowej) uprawnienie do przeglądania faktur w KSeF. Księgowa loguje się wtedy własnym certyfikatem KSeF lub tokenem, w imieniu firmy klienta - nie potrzebuje certyfikatu klienta i nie powinna go dostawać. Szczegóły w poradniku Jak przekazać faktury z KSeF do biura rachunkowego.

Dodawanie firm w programie

„Narzędzia" → „Ustawienia…" → zakładka „Firmy" → „Dodaj firmę…".
Wpisz NIP klienta (program podpowie nazwę z wykazu podatników VAT) i wybierz sposób logowania: certyfikat albo token.
Zapisz. Firma pojawi się na liście firm w głównym oknie.

Każda firma ma własne archiwum faktur, notatki, kategorie i oznaczenia zapłaconych faktur.

Wszystkie firmy w jednej tabeli

„Firma" → „Wszystkie firmy (widok biura)…" pokazuje tabelę wszystkich klientów: liczbę faktur zakupowych i sprzedażowych w okresie, nowe faktury, kwoty do zapłaty i po terminie oraz datę ostatniego pobrania. Przycisk „Pobierz wszystkie firmy" loguje się po kolei do każdej firmy i pobiera faktury z okresu ustawionego w głównym oknie. Dwuklik na firmie przełącza program na nią.

Do pobierania wszystkich firm naraz potrzebne jest zapamiętane hasło klucza certyfikatu albo zapisany token każdej firmy.

Comiesięczna praca z kompletem

Komplet dla księgowości (ZIP) - PDF i XML faktur oraz zestawienia PDF i Excel dla jednej firmy,
Zestawienie zbiorcze zakup + sprzedaż - szybki obraz miesiąca klienta,
terminy płatności - widok niezapłaconych faktur i przypomnienia, jeśli biuro pilnuje płatności klienta.

Licencja dla biura

Licencja Premium MAX obejmuje 5 firm (NIP-ów), a każdą kolejną dokupujesz do tego samego klucza za 10 zł rocznie. Gdy w biurze pracuje kilka osób, ten sam klucz działa na kolejnych komputerach za 15 zł rocznie od komputera. Po wpisaniu klucza program sam proponuje dodanie firm z licencji (z nazwami z wykazu podatników VAT) - zostaje tylko wpisać token albo certyfikat każdej z nich. Kupujesz bez ryzyka: przez 14 dni od zakupu możesz zrezygnować i odzyskać pieniądze. Przez pierwsze 14 dni po instalacji program działa w pełnej wersji bez klucza, więc sprawdzisz go na kilku firmach przed zakupem. Aktualne ceny za kolejną firmę i kolejny komputer znajdziesz w cenniku.

Źródła

KSeF Viewer to program dla Windows do pobierania, przeglądania i drukowania faktur z KSeF. Wersja darmowa nie wymaga rejestracji, a przez pierwsze 14 dni działa pełna wersja.

Pobierz KSeF Viewer 2.10.5 Zobacz, co potrafi