Jak korzystać z KSeF Viewer

Opis okna programu od góry do dołu: do czego służy każdy przycisk i co się dzieje po kliknięciu. Znaczniki pokazują, w której wersji funkcja jest dostępna: PremiumPremium MAX oznacza obie wersje płatne, samo Premium MAX – tylko Premium MAX. Funkcje bez znacznika działają także w wersji darmowej. Opis dotyczy wersji 2.10.5.

Pierwsze uruchomienie

Przy pierwszym uruchomieniu wita Cię kreator: wybierasz, czym logujesz się do KSeF (token albo certyfikat - przy każdym jest odnośnik do poradnika, jak go uzyskać), potem w oknie Konfiguracja KSeF podajesz NIP i dane logowania, a po pierwszym udanym logowaniu program sam pobiera faktury zakupowe z ostatnich 30 dni. Bez logowania możesz od razu otworzyć plik XML faktury albo wczytać wiele plików naraz.

NIP firmy, której faktury chcesz pobierać. Po wpisaniu NIP-u program sam odszukuje nazwę firmy w wykazie podatników VAT.
Plik certyfikatu (.crt) i plik klucza prywatnego (.key). Oba pobierasz z Aplikacji Podatnika KSeF, w zakładce Certyfikaty. Certyfikat musi być typu „Uwierzytelnienie". Program przyjmuje też jeden plik .pfx.
Hasło klucza, czyli to, które wpisałeś przy składaniu wniosku o certyfikat. KSeF go nie przechowuje, więc jeśli je zgubisz, trzeba wygenerować nowy certyfikat.

Pole Zapamiętaj hasło zapisuje hasło zaszyfrowane dla Twojego konta Windows. Bez zaznaczenia program pyta o hasło przy każdym logowaniu.

Logowanie tokenem KSeF. Zamiast certyfikatu możesz wybrać „Token KSeF" i wkleić token. Wygenerujesz go w Aplikacji Podatnika KSeF, w zakładce „Tokeny"; do pobierania faktur wystarczy uprawnienie do ich przeglądania. Token jest widoczny tylko raz, przy generowaniu, więc skopiuj go od razu. Program zapisuje go zaszyfrowany dla Twojego konta Windows i nie dołącza go do kopii zapasowej. Każda firma może mieć inny sposób logowania. Przy logowaniu tokenem program nie przypomina o końcu ważności certyfikatu. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że logowanie tokenem zostaje w KSeF na czas nieokreślony (więcej w poradniku Token KSeF).

Tryb prosty i zaawansowany

Program ma dwa tryby. Bieżący tryb widać pod logo w lewym górnym rogu okna (żółty napis „Tryb prosty", szary „Tryb zaawansowany" - kliknięcie przełącza tryb) oraz na pasku tytułu okna. Przełączysz je też w menu „Wygląd": zmiana działa od razu, bez ponownego uruchamiania, a program zapamiętuje wybór. Tryb nie zależy od licencji i niczego nie kasuje - chowa tylko część opcji. Funkcje działające w tle (automatyczne sprawdzanie nowych faktur, kopia zapasowa) pracują w obu trybach.

Tryb prosty: Dla osób, które tylko oglądają i drukują faktury. Zostaje: wybór firmy i logowanie, Zakup / Sprzedaż i okres, „Pobierz listę", „Podgląd", „Drukuj" i „Zapisz PDF", lista z kolumnami numer faktury, końcówka numeru KSeF (pełny numer w dymku po najechaniu myszką), kontrahent, data, brutto, termin i płatność oraz kafelki z liczbą faktur, sumą brutto i kwotą do zapłaty. Menu: Plik (otwieranie plików XML, Ustawienia), Faktury (podgląd, druk, PDF), Firma (logowanie i Konfiguracja KSeF), Wygląd i Pomoc. Kolumny włączasz i wyłączasz prawym przyciskiem na nagłówku listy albo w „Ustawienia…" → „Kolumny listy"; tryb prosty i zaawansowany mają osobne ustawienia kolumn. Prawy przycisk na fakturze: podgląd, druk, zapis PDF i kopiowanie numeru faktury, numeru KSeF albo kwoty. Okno podglądu ma tylko „Zapisz PDF…" i „Drukuj". „Zapisz PDF" zapisuje podświetlone faktury (ptaszków w tym trybie nie ma). Na dole okna jest napis „Tryb prosty - więcej opcji…"; kliknięcie przełącza na tryb zaawansowany.
Tryb zaawansowany: Wszystkie funkcje opisane niżej: ptaszki, szukanie i szybkie filtry, panel szczegółów, pobieranie hurtowe, zestawienia, komplet dla księgowości, płatności, przelew z kodem QR, akceptacja, notatki, kategorie, UPO i kilka firm naraz.

Nowa instalacja zaczyna w trybie prostym (wybór jest też w kreatorze pierwszego uruchomienia). Kto używał programu przed wersją 2.10.0, zostaje w trybie zaawansowanym. Dalsza część tej strony opisuje tryb zaawansowany.

Pasek menu i ramka „Firma"

Na samej górze okna jest pasek menu ze wszystkimi poleceniami programu. Pod nim są cztery ramki z tym, czego używa się na co dzień: Firma, Okres, Pobieranie i Faktury. W wąskim oknie ramki układają się w dwóch rzędach.

Menu „Plik": „Otwórz plik XML…" pokazuje fakturę z pliku na dysku (także Ctrl+O), „Eksport listy do CSV" PremiumPremium MAX zapisuje listę do pliku, „Zakończ" zamyka program.
Menu „Faktury": Podgląd i druk podświetlonej faktury, zapis i druk faktur z ptaszkiem, „Oznacz zaznaczone jako zapłacone" Premium MAX, szybkie zaznaczanie (wszystkie, żadna, tylko niezapłacone Premium MAX), komplet dla księgowości, UPO i podgląd pliku XML. Opis w części Zestawienia i eksport.
Menu „Zestawienia": Zestawienie PDF i Excel, zestawienie zbiorcze, statystyki i terminy płatności do kalendarza.
Menu „Firma": „Zaloguj" i „Wyloguj", „Konfiguracja KSeF…" (dane logowania wybranej firmy: NIP, certyfikat, klucz i hasło) oraz „Wszystkie firmy (widok biura)…" Premium MAX.
Menu „Wygląd": Tryb prosty albo zaawansowany (opis wyżej) oraz „Wielkość tekstu i tryb ciemny…".
Menu „Narzędzia" → „Ustawienia…": Wszystko poza logowaniem: lista firm (dodawanie, usuwanie, nazwy), automatyczne pobieranie hurtowe po liście, automatyczne sprawdzanie nowych faktur, kolumny listy, kopia zapasowa i folder archiwum.
Menu „Pomoc": „Opis programu" otwiera tę stronę. „Licencja…": tu wklejasz klucz licencji i klikasz „Aktywuj / sprawdź"; okno pokazuje wersję, datę ważności i liczbę dni do końca. „Zgłoś problem…": opisujesz, co się stało, a program wysyła do pomocy technicznej Twój opis razem z danymi technicznymi (wersja, system, stan licencji, ostatnie wpisy dziennika). Dane widzisz w oknie przed wysłaniem; nie ma w nich haseł, tokenów ani treści faktur. „O programie": wersja, dane firmy, link do strony, „Sprawdź aktualizację" oraz „Diagnostyka". Diagnostyka kopiuje do schowka informacje dla pomocy technicznej (wersja, system, stan licencji, ostatnie wpisy dziennika), bez haseł i treści faktur.
Ramka „Firma": lista firm Premium MAX: Wybór firmy, z którą pracujesz. Opis w części Kilka firm.
Ramka „Firma": Zaloguj / Wyloguj: Jeden przycisk. „Zaloguj" loguje do KSeF certyfikatem z Konfiguracji KSeF; po zalogowaniu kropka obok robi się zielona, a przycisk zmienia się w „Wyloguj". Wylogowanie kończy sesję w KSeF, pobrana lista zostaje na ekranie. NIP i datę ważności certyfikatu widać na pasku na dole okna.
Pozycje z dopiskiem MAX: W menu po prawej stronie niektórych pozycji jest dopisek „MAX". To funkcje wersji Premium MAX.

Gdy na stronie jest nowsza wersja, komunikat pod paskiem menu ma przycisk Zaktualizuj teraz: program sam pobiera instalator, sprawdza go i uruchamia.

Pod paskiem menu pojawiają się komunikaty: o nowej wersji programu, o kończącym się certyfikacie KSeF Premium MAX i o nowych fakturach Premium MAX. Każdy zamkniesz krzyżykiem.

Pobieranie listy faktur

Zakup, Sprzedaż: Dwa przyciski wyboru rodzaju faktur. „Zakup" to faktury, na których jesteś nabywcą, „Sprzedaż" to faktury wystawione przez Ciebie. Wybrany przycisk jest czerwony. Rodzaje „podmiot trzeci" i „podmiot upoważniony" włączysz w Ustawieniach.
Która data liczy się do okresu: Domyślnie data wystawienia. W „Ustawienia…", zakładka „Pobieranie i okno", możesz wybrać datę przyjęcia w KSeF albo datę trwałego zapisu.
Od, do, Kalendarz…: Zakres dat. W kalendarzu klikasz dzień początkowy, potem końcowy.
Bieżący miesiąc, Poprzedni miesiąc, Inny okres: Ustawiają zakres jednym kliknięciem. Pod „Inny okres" są: ostatnie 7 dni, bieżący i poprzedni kwartał, bieżący i poprzedni rok. Przyciski < i > po bokach przesuwają okres o cały miesiąc wstecz albo naprzód.
Pobierz listę (zielona otoczka): Pobiera z KSeF listę faktur z okresu. To same nagłówki: numer, kontrahent, daty i kwoty. Treść faktury program ściąga dopiero przy podglądzie, zapisie albo przyciskiem „Pobierz hurtowo".
Przerwij (czerwona otoczka): Zatrzymuje trwającą operację, na przykład długie pobieranie.

Lista, ptaszki i suma

Każda faktura ma po lewej ptaszek. Po pobraniu listy zaznaczone są wszystkie.

Kliknięcie w ptaszek zaznacza albo odznacza fakturę. Spacja robi to samo dla podświetlonych wierszy.
Ptaszek w nagłówku kolumny zaznacza albo odznacza wszystkie widoczne faktury.
Domyślnie najnowsze faktury są na górze. Kliknięcie w nagłówek kolumny sortuje listę według tej kolumny, drugie kliknięcie odwraca kolejność. Program zapamiętuje wybrane sortowanie także po ponownym uruchomieniu; „Faktury" → „Domyślne sortowanie (najnowsze na górze)" przywraca układ domyślny.

Ptaszek decyduje, których faktur dotyczą działania zbiorcze: kafelki z sumą, zapis PDF i XML, zestawienia, statystyki, komplet dla księgowości, akceptacja i oznaczanie zapłaty. Gdy żadna faktura nie ma ptaszka, te działania dotyczą faktur podświetlonych na liście.

Szybkie filtry nad listą PremiumPremium MAX: Wszystkie, Nowe, Do zapłaty, Po terminie, a przy zakupach także Do decyzji i Odrzucone - z liczbą faktur przy każdym. Jedno kliknięcie pokazuje tylko te faktury, drugie wraca do wszystkich. Filtry płatności i akceptacji działają w wersji Premium MAX.

Panel szczegółów po prawej stronie listy pokazuje dane podświetlonej faktury: kontrahenta, kwoty, termin, stan płatności, rachunek, numer KSeF, kategorię, akceptację i notatkę, a pod numerem faktury przyciski najczęstszych działań (podgląd, druk, zapłacona, notatka, przelew, akceptacja, UPO). Włączysz i wyłączysz go w menu „Narzędzia" → „Panel szczegółów faktury"; szerokość zmienisz, przeciągając granicę między listą a panelem.

Wczytywanie faktur z plików. „Plik" → „Wczytaj faktury z plików XML / ZIP do listy…" pokazuje na liście faktury z wybranych plików XML albo archiwów ZIP (np. od kontrahentów albo z innego programu) - bez logowania i bez limitu podglądów, także w wersji darmowej. W wersji Premium MAX pliki, które mają w nazwie numer KSeF, trafiają też do archiwum.

Podświetlenie wiersza (zwykłe kliknięcie) to co innego: wskazuje fakturę do podglądu i druku.

Kafelki nad listą pokazują liczbę zaznaczonych faktur oraz ich netto, VAT i brutto PremiumPremium MAX, osobno dla każdej waluty. Piąty kafelek, Do zapłaty Premium MAX, to suma niezapłaconych faktur z listy z dopiskiem, ile z tego jest po terminie. Kliknięcie w niego pokazuje tylko niezapłacone.

Kolory na liście Premium MAX:

wiersz pogrubiony, kwoty czerwone – faktura niezapłacona,
czerwony także termin i opis płatności – faktura po terminie,
zwykły czarny tekst – faktura zapłacona,
znak ⚠ „nowy rachunek" – sprzedawca podał inny rachunek bankowy niż dotychczas,
zielone tło – faktura nowa od poprzedniego pobrania listy.

Korekty Premium MAX. Faktura korygująca ma w kolumnie „Powiązanie" wpis „korekta do: numer faktury", a faktura pierwotna „ma korektę: numer korekty". Prawy przycisk → „Pokaż fakturę korygowaną" albo „Pokaż korektę tej faktury" otwiera drugą z nich, także gdy nie ma jej na bieżącej liście.

Kolumny. Numer KSeF jest skrócony do końcówki; pełny numer pokazuje się po najechaniu na niego myszką. Program sam ukrywa to, co się powtarza: przy zakupach nabywcę (to zawsze Ty), przy sprzedaży sprzedawcę, a walutę i typ faktury pokazuje dopiero wtedy, gdy na liście jest coś innego niż PLN i zwykła faktura.

Lista zawsze wypełnia całą szerokość okna: kolumna z nazwą kontrahenta rozszerza się albo zwęża, a poziomy pasek przewijania pojawia się dopiero wtedy, gdy kolumny naprawdę się nie mieszczą.

Każdą kolumnę możesz pokazać albo ukryć: prawy przycisk myszy na nagłówku albo „Ustawienia…", sekcja „Kolumny listy". Tam też jest przycisk przywracający układ domyślny. Szerokości kolumn zmienione myszką program pamięta.

Ramki „Pobieranie" i „Faktury"

Podgląd: Otwiera podświetloną fakturę jako czytelny dokument z pozycjami, stawkami, płatnością i kodem QR do sprawdzenia w KSeF. To samo robi dwuklik na wierszu. Z okna podglądu zapiszesz PDF i wydrukujesz fakturę PremiumPremium MAX. W wersji darmowej jest 14 podglądów w miesiącu, bez zapisu.
Drukuj PremiumPremium MAX: Otwiera podświetloną fakturę w programie do PDF zainstalowanym w systemie, z którego ją drukujesz.
Zapisz PDF PremiumPremium MAX: Zapisuje faktury z ptaszkiem jako pliki PDF w wybranym folderze. To samo co „Faktury" → „Zapisz zaznaczone jako PDF".
Dla księgowości Premium MAX: Rozwijana lista: komplet dla księgowości (ZIP) na dysk albo wysłany e-mailem.
Zestawienia: Rozwijana lista: zestawienie PDF, zestawienie Excel, zestawienie zbiorcze zakup + sprzedaż, statystyki, terminy do kalendarza. Opis w części Zestawienia i eksport.
Menu „Plik" → „Otwórz plik XML…": To samo zrobisz bez uruchamiania programu: kliknij plik XML prawym przyciskiem w Windows i wybierz „Otwórz w KSeF Viewer" albo „Otwórz za pomocą" → KSeF Viewer. Pokaże się samo okno z fakturą, bez głównego okna programu.; Pokazuje fakturę z pliku XML na dysku, na przykład dostaną e-mailem, jako czytelny dokument. Nie wymaga logowania do KSeF i działa także w wersji darmowej. Można wskazać kilka plików naraz.
Pobierz hurtowo Premium MAX: Ściąga treść wszystkich faktur z okresu jednym zleceniem. Opis w części Pobieranie hurtowe i archiwum.
Obszar „Szukaj" Premium MAX: Ramka z filtrami listy: kontrahent, nazwa lub numer, kwota brutto od–do i „tylko niezapłacone". Opis w części Szukanie.

Po zatrzymaniu myszki nad dowolnym przyciskiem program wyświetla krótką podpowiedź.

Zapłacone i niezapłacone Premium MAX

Lista ma trzy kolumny o płatnościach: Termin płatn., Płatność i Zapł. Program odczytuje je z treści faktury, dlatego wypełniają się tylko dla faktur, które są już w archiwum na komputerze. Najprościej kliknąć „Pobierz hurtowo" albo włączyć w Ustawieniach automatyczne pobieranie hurtowe, wtedy wypełnia się cała lista.

Jak oznaczyć fakturę jako zapłaconą: kliknij pole w kolumnie Zapł. w jej wierszu. Faktura przestaje być pogrubiona i dostaje znak ✔. Drugie kliknięcie cofa oznaczenie, po potwierdzeniu.

Co może być w kolumnie „Płatność":

do zapłaty za 5 dni: Faktura niezapłacona, termin jeszcze nie minął. Wiersz jest pogrubiony, kwoty czerwone.
termin dzisiaj: Dziś jest ostatni dzień terminu.
po terminie 12 dni: Termin minął, a faktura nie jest oznaczona jako zapłacona. Czerwone są kwoty, termin i ten opis.
zapłacono: Sprzedawca zaznaczył na fakturze, że jest zapłacona (na przykład gotówką albo kartą), albo oznaczyłeś ją sam. Wiersz ma zwykły czarny tekst.
częściowo, …: Na fakturze jest informacja o zapłacie części kwoty.
brak terminu: Wystawca nie wpisał terminu płatności na fakturze.
puste pola: Treści tej faktury nie ma jeszcze na komputerze. Otwórz jej podgląd albo kliknij „Pobierz hurtowo".

Ważne rzeczy o oznaczaniu zapłaty:

Jest zapisane tylko na Twoim komputerze, osobno dla każdej firmy. Nie trafia do KSeF i nie zmienia faktury.
KSeF nie wie, czy przelew wyszedł. Stan „zapłacono" z faktury mówi tylko, co wystawca wpisał w dniu wystawienia, dlatego późniejsze wpłaty zaznaczasz sam.
Faktury oznaczonej jako zapłacona przez wystawcę nie da się w programie „odpłacić".
Oznaczenia wchodzą do kopii zapasowej razem z archiwum.

Żeby zobaczyć tylko wybrane faktury, wpisz w polu „Szukaj": po terminie, do zaplaty albo zaplacono.

Pasek „Płatności". Przy każdym uruchomieniu program sprawdza faktury zakupowe z ostatnich 180 dni, które są w archiwum, i pokazuje pasek, ile z nich jest po terminie albo do zapłaty w ciągu 3 dni, razem z kwotą. Liczą się wszystkie takie faktury, także spoza okresu widocznego na liście. „Pokaż" ustawia listę na niezapłacone faktury od najstarszej z nich. Po oznaczeniu faktury jako zapłaconej pasek od razu się przelicza, a gdy nie ma już nic do zapłaty - znika. Krzyżyk chowa pasek do następnego uruchomienia programu.

Przelew i kontrola rachunku PremiumPremium MAX

Dane do przelewu. Kliknij fakturę prawym przyciskiem i wybierz „Dane do przelewu i kod QR…". Okno pokazuje odbiorcę, rachunek, kwotę, tytuł, numer KSeF faktury, kwotę VAT i termin; przy każdym polu jest przycisk „Kopiuj". Tytuł przelewu zaczyna się od numeru KSeF, bo od 1 stycznia 2027 r. trzeba go podawać przy płatnościach między czynnymi podatnikami VAT; w podzielonej płatności (MPP) wpisz numer KSeF w polu numeru faktury. Przy kwocie powyżej 15 000 zł okno przypomina o płatności na rachunek z wykazu podatników VAT i od razu ten rachunek sprawdza. Kod QR wpisuje w tytule numer KSeF i numer faktury, więc po zeskanowaniu telefonem tytuł jest gotowy. Jeśli Twój bank utnie tytuł, odznacz w Ustawieniach „Kod QR przelewu: numer KSeF w tytule" - kod wróci do numeru faktury. Więcej w poradniku Numer KSeF w przelewie od 2027 roku.

Przelew na komputerze. Bank w przeglądarce nie odczyta kodu QR z ekranu. Kliknij „Wklejaj po kolei", przejdź do formularza przelewu w banku i w kolejnych polach naciskaj Ctrl+V: pierwsze wklejenie wstawi rachunek, następne odbiorcę, kwotę i tytuł - program sam podsuwa kolejne pole i nie trzeba wracać do jego okna. Nie działa, gdy włączona jest historia schowka Windows (Win+V) albo inny menedżer schowka; program to wykryje. Wtedy użyj przycisku „Kopiuj po kolei": każde kliknięcie kopiuje następne pole: rachunek, odbiorcę, kwotę i tytuł - w banku tylko wklejasz (Ctrl+V) w kolejne pola. Po zaznaczeniu „podzielona płatność (MPP)" kolejność to: rachunek, odbiorca, kwota brutto, kwota VAT, NIP i numer KSeF (w pole numeru faktury). Pod przyciskiem widać, co jest teraz w schowku. Kod QR skanujesz w aplikacji banku, która sama wypełnia przelew. Kod jest dostępny dla przelewów w złotych na pełny numer rachunku; przy kwotach powyżej 9 999,99 zł część aplikacji bankowych może go nie przyjąć.

Ostrzeżenie o nowym rachunku Premium MAX. Program pamięta rachunki bankowe z faktur każdego sprzedawcy. Gdy nowa faktura podaje rachunek, którego wcześniej u tego sprzedawcy nie było, w kolumnie „Płatność" pojawia się znak ⚠ „nowy rachunek", a okno przelewu pokazuje ostrzeżenie. To częsty objaw oszustwa z podmienionym kontem, dlatego zmianę rachunku warto potwierdzić u sprzedawcy inną drogą niż wiadomość z fakturą.

Sprawdzenie w wykazie podatników VAT. Przycisk w oknie przelewu pyta wykaz Ministerstwa Finansów, czy rachunek jest przypisany do NIP-u sprzedawcy. Wykaz nie obejmuje m.in. rachunków wirtualnych do płatności masowych, więc odpowiedź „nie ma" wymaga wyjaśnienia, a nie od razu oznacza oszustwo.

„Rachunek sprawdzony – nie ostrzegaj" wyłącza ostrzeżenie dla tego rachunku na stałe.

Pasek postępu. Przy dłuższych operacjach (pobieranie hurtowe, zapis wielu faktur, komplet dla księgowości) na dole okna widać pasek pokazujący, ile już zrobiono.

Po zapisie plików pod paskiem menu pojawia się na pół minuty komunikat z przyciskiem Otwórz folder. Okno wyboru miejsca zapisu otwiera się w folderze użytym poprzednio, osobno dla PDF, XML, zestawień i kompletów ZIP.

Kliknięcie faktury prawym przyciskiem otwiera menu:

Kopiuj – zawartość klikniętego pola, a także numer faktury, pełny numer KSeF, nazwę i NIP kontrahenta oraz kwotę brutto.
Podgląd, Drukuj, Zapisz PDF tej faktury – to samo co przyciski, ale dla jednej faktury; przy zapisie sam wybierasz nazwę i miejsce pliku PremiumPremium MAX.
Oznacz jako zapłaconą, Dane do przelewu i kod QR, Notatka, Pokaż faktury tego kontrahenta Premium MAX.
Sprawdź w KSeF – otwiera w przeglądarce stronę Ministerstwa Finansów potwierdzającą tę fakturę (ten sam adres, który jest w kodzie QR na wydruku). Wymaga treści faktury na komputerze albo zalogowania.
Zaznaczanie – zaznacz wszystkie, odznacz wszystkie, zaznacz tylko niezapłacone, oznacz zaznaczone jako zapłacone Premium MAX.

Notatka PremiumPremium MAX to Twój własny opis faktury, na przykład „koszt auta" albo „do wyjaśnienia". Jest zapisana na Twoim komputerze, pojawia się w kolumnie „Notatka", w wyszukiwaniu, w zestawieniu Excel i w zestawieniu PDF pod daną fakturą - w zestawieniach na niebiesko i pogrubiona, żeby księgowa jej nie przeoczyła. Najlepiej używać jej w sprawach do wyjaśnienia - zwykle wystarczy sama akceptacja. Notatkę dodasz też w oknie podglądu faktury przyciskiem „Dodaj notatkę".

Akceptacja faktur zakupowych Premium MAX. Każdą fakturę zakupową możesz zaakceptować albo odrzucić z podaniem powodu - księgowa zobaczy to w zestawieniach. Najwygodniej w oknie podglądu: przyciski „Akceptuj" i „Odrzuć…" zapisują decyzję i od razu przechodzą do następnej faktury, więc cały miesiąc przejrzysz jednym ciągiem. Decyzję podejmiesz też prawym przyciskiem na fakturze („Akceptacja") albo dla wielu faktur naraz: zaznacz je ptaszkiem i wybierz „Faktury" → „Akceptuj zaznaczone" lub „Odrzuć zaznaczone…".

W zestawieniu PDF cały wiersz faktury zaakceptowanej jest zielony, odrzuconej - czerwony (razem ze słowem „Odrzucona" i powodem), a do decyzji - czarny; notatka zostaje niebieska; pod tabelą jest podsumowanie z liczbą faktur i kwotami w każdej grupie.
W zestawieniu Excel są kolumny „Akceptacja" i „Powód odrzucenia", z kolorami jak w PDF.
W komplecie dla księgowości (ZIP) faktury odrzucone są w osobnym folderze „Odrzucone".
Na liście w oknie głównym akceptacji domyślnie nie widać. Kolumnę „Akcep." włączysz w „Ustawienia…" → „Kolumny listy". W polu „Szukaj" działają słowa do decyzji, zaakceptowana i odrzucona.
Decyzje są zapisane na Twoim komputerze, osobno dla każdej firmy, i wchodzą do kopii zapasowej.

Skróty klawiszowe:

F5 – pobierz listę,
Enter lub dwuklik – podgląd, strzałki w lewo i w prawo w oknie podglądu – poprzednia i następna faktura,
Ctrl+P – drukuj, Ctrl+E – menu „Faktury", Ctrl+O – otwórz plik XML, Ctrl+F – szukaj,
Ctrl+C – kopiuj podświetlone wiersze (wkleją się do Excela w kolumnach), Spacja – zaznacz lub odznacz ptaszek.

Zestawienia i eksport

Te funkcje są w menu Faktury, Zestawienia i Plik na górze okna, a najczęściej używane także pod przyciskami w ramce „Faktury". Działają na fakturach z ptaszkiem. Jeśli wybrano kontrahenta albo wpisano coś w „Szukaj", liczą się tylko faktury widoczne na liście.

Zapisz zaznaczone jako PDF PremiumPremium MAX: Zapisuje do wybranego folderu PDF każdej faktury z ptaszkiem. Nazwą pliku jest numer KSeF. Gdy w „Ustawieniach" zaznaczysz „Zapisuj faktury PDF i XML w podfolderach rok / miesiąc", program sam tworzy podfoldery według daty wystawienia (np. 2026\10) - tak samo przy zapisie XML.
Drukuj zaznaczone PremiumPremium MAX: Łączy wszystkie faktury z ptaszkiem w jeden plik PDF i otwiera go w programie do PDF. Drukujesz raz, zamiast każdą fakturę osobno.
Zapisz zaznaczone jako XML PremiumPremium MAX: Zapisuje oryginalne pliki XML, dokładnie takie, jakie są w KSeF. Pliki, które już są w folderze, pomija.
Zestawienie PDF PremiumPremium MAX: Zestawienie zakupów albo sprzedaży za pobrany okres: data, numer faktury, kontrahent (przy zakupach sprzedawca, przy sprzedaży nabywca), NIP, netto, VAT, brutto i suma na końcu. Otwiera się w podglądzie, skąd je zapiszesz albo wydrukujesz.
Zestawienie Excel Premium MAX: Plik .xlsx z czterema arkuszami: lista faktur (z terminem, stanem płatności i numerem KSeF), kontrahenci z sumami i udziałem, stawki VAT oraz faktury niezapłacone. Sumy są formułami. Arkusz stawek VAT obejmuje faktury, których treść jest już na komputerze.
Zestawienie zbiorcze zakup + sprzedaż Premium MAX: Jeden plik Excel dla okresu ustawionego w polach „Od" i „do": arkusz zakupów, arkusz sprzedaży i podsumowanie z różnicą netto, VAT i brutto. Bierze faktury z pamięci programu, więc najpierw pobierz za ten okres listę zakupów i listę sprzedaży.
Komplet dla księgowości (ZIP) Premium MAX: Jeden plik zawierający faktury w PDF, faktury w XML oraz zestawienie w PDF i Excelu. Wystarczy go wysłać.
Statystyki Premium MAX: Okno z dwiema zakładkami: wartość faktur w kolejnych miesiącach (z wykresem) oraz kontrahenci od największej kwoty, z udziałem w całości. Żeby zobaczyć cały rok, pobierz listę za cały rok.
UPO faktury sprzedażowej Premium MAX: Menu „Faktury" → „UPO faktury sprzedażowej" albo prawy przycisk na fakturze → „UPO (PDF / XML)": pokaż jako czytelny PDF, drukuj, zapisz jako PDF albo jako XML. Program pobiera Urzędowe Poświadczenie Odbioru, zapisuje je w archiwum i następnym razem otwiera bez łączenia z KSeF. KSeF wydaje UPO wystawcy faktury, więc działa to po kliknięciu „Sprzedaż", dla faktur wysłanych w sesjach dostępnych dla Twojego certyfikatu. Dla faktur zakupowych potwierdzeniem jest numer KSeF i kod QR na wydruku.
Podgląd pliku XML: Pokazuje surowy plik XML podświetlonej faktury. W wersji darmowej 14 razy w miesiącu (pliki XML z dysku - bez limitu).
Eksport listy do CSV PremiumPremium MAX: Lista faktur w pliku CSV, który otworzy Excel.

Żeby mieć zestawienie zakupów i sprzedaży, zrób je dwa razy: najpierw kliknij „Zakup", potem „Sprzedaż".

Szukanie PremiumPremium MAX

Ramka „Szukaj" nad listą ma osobne pola. Wszystkie działają razem, a lista zawęża się od razu.

Kontrahent: Rozwijana lista kontrahentów z pobranej listy. Wybranie jednego pokazuje tylko jego faktury.
Nazwa, NIP, numer: Dowolny fragment nazwy kontrahenta, NIP-u, numeru faktury, numeru KSeF, daty albo notatki. Kilka słów oddzielonych spacją musi wystąpić naraz. Polskie znaki i wielkość liter nie mają znaczenia. Działają też słowa nowa, po terminie, do zaplaty, zaplacono, do decyzji, zaakceptowana, odrzucona.
Kwota brutto od … do …: Wpisz jedną albo obie granice. Faktury spoza zakresu znikają z listy.
tylko niezapłacone: Zostawia faktury, które nie są oznaczone jako zapłacone. To samo robi kliknięcie w kafelek „Do zapłaty".
Wyczyść: Usuwa wszystkie filtry i wraca do pełnej listy.

Przy aktywnym filtrze suma w kafelkach, zapis, zestawienia i statystyki dotyczą tylko faktur widocznych na liście. Skrót Ctrl+F przenosi do pola tekstowego, Esc czyści filtry.

Pobieranie hurtowe i archiwum Premium MAX

Pobierz hurtowo ściąga treść wszystkich faktur z pobranego okresu jednym zleceniem. KSeF pozwala pobierać pojedyncze faktury tylko do 64 na godzinę, więc bez tego zapis całego miesiąca trwałby godzinami. Po kliknięciu program zleca przygotowanie paczki, czeka na nią, pobiera i zapisuje faktury na dysku.

Archiwum to folder na Twoim komputerze, do którego trafia każda pobrana faktura, osobno dla każdej firmy. Raz pobrana faktura otwiera się potem od razu, bez pytania KSeF. Folder otworzysz przyciskiem „Folder archiwum faktur" w Ustawieniach.

Przeglądanie bez logowania: program pamięta nagłówki wszystkich faktur, które kiedykolwiek pobrał, osobno dla każdej firmy. Po uruchomieniu od razu pokazuje listę z ostatnio używanym okresem i rodzajem faktur, jeszcze przed zalogowaniem. Gdy klikniesz „Zakup" albo „Sprzedaż", zmienisz okres, „Bieżący miesiąc" albo „Poprzedni miesiąc", lista przełącza się natychmiast na to, co jest w pamięci.

Faktury, które są w archiwum, możesz wtedy otwierać, zapisywać i zestawiać bez połączenia z KSeF. Pasek stanu zawsze pisze „Z pamięci", gdy lista nie pochodzi prosto z KSeF. Nowych faktur na niej nie ma, dopóki nie zalogujesz się i nie klikniesz „Pobierz listę".

Automatyczne pobieranie hurtowe: w Ustawieniach możesz zaznaczyć „Po pobraniu listy automatycznie pobierz hurtowo treść brakujących faktur". Wtedy nie musisz klikać „Pobierz hurtowo", a terminy płatności są widoczne od razu po pobraniu listy.

Po pobraniu hurtowym działają od razu: podgląd, zapis PDF i XML, terminy płatności dla całej listy i komplet dla księgowości (ZIP).

Kilka firm PremiumPremium MAX

W Ustawieniach przycisk Dodaj firmę… tworzy nowy profil z własnym NIP-em, certyfikatem i hasłem. Firmę wybierasz potem z listy w ramce „Firma". Przełączenie wylogowuje z poprzedniej firmy i czyści listę faktur. Każda firma ma osobne archiwum i osobne oznaczenia zapłaty.

Menu „Firma" → „Wszystkie firmy (widok biura)…" Premium MAX otwiera widok wszystkich firm: ile faktur zakupowych i sprzedażowych jest w wybranym okresie, ile nowych, ile zostało do zapłaty i po terminie oraz kiedy ostatnio pobrano listę. Dane pochodzą z pamięci programu. „Pobierz wszystkie firmy" loguje się po kolei do każdej firmy, która ma zapamiętane hasło klucza albo zapisany token, i pobiera jej faktury zakupowe i sprzedażowe. Okres jest ten sam, który ustawiłeś w ramce „Okres" głównego okna; okno pokazuje go nad tabelą i liczy dla niego kolumny „Zakup" i „Sprzedaż". Pobieranie zbiorcze zawsze wybiera faktury według daty wystawienia. Dwuklik przełącza program na wybraną firmę.

Licencja a firmy: licencja Premium obejmuje 2 firmy, Premium MAX - 5 firm (kolejne za dopłatą). Firma przypisuje się do licencji sama, gdy pierwszy raz uruchomisz z nią program. Dla firmy ponad limit program działa jak wersja darmowa i informuje, jak dokupić kolejną. Okno „Licencja…" pokazuje, które firmy są objęte.

Usuń firmę usuwa zaznaczony profil z programu. Pole „Nazwa firmy" i przycisk „Zmień nazwę" ustawiają nazwę widoczną na liście. Pobrane faktury tej firmy zostają w archiwum na dysku.

Automatyczne sprawdzanie nowych faktur Premium MAX

W Ustawieniach wybierasz, czy program ma sam zaglądać do KSeF: co 15 minut, co 30 minut albo co godzinę. Działa, gdy program jest uruchomiony i zalogowany.

W Ustawieniach możesz też włączyć chowanie programu do ikony obok zegara PremiumPremium MAX: po zminimalizowaniu okno znika z paska zadań, a o nowej fakturze informuje dymek przy zegarze. Osobne ustawienie „Po uruchomieniu programu zaloguj się i pobierz listę" działa, gdy hasło jest zapamiętane.

Gdy pojawi się nowa faktura zakupowa, program pokazuje komunikat z liczbą faktur, nazwą ostatniego sprzedawcy i kwotą, a na pasku tytułu okna pojawia się liczba w nawiasie. Przycisk Pokaż otwiera listę zakupów z ostatnich dni.

Powiadomienie e-mailem. W „Ustawienia…", zakładka „Księgowość", możesz zaznaczyć „Wyślij e-mail, gdy automatyczne sprawdzanie znajdzie nową fakturę zakupową" i podać adres. Wiadomość zawiera listę nowych faktur (sprzedawca, numer, kwota) i wychodzi ze skrzynki ustawionej w tej samej zakładce. Tak jak samo sprawdzanie, działa tylko wtedy, gdy program jest uruchomiony i zalogowany. Odznaczenie pola wyłącza powiadomienia.

Wysyłka do księgowości Premium MAX

W „Ustawienia…", zakładka „Księgowość", wpisujesz adres e-mail księgowości oraz dane skrzynki, z której ma wychodzić poczta: serwer SMTP, port, login i hasło. Przycisk „Zapisz i wyślij wiadomość testową do siebie" sprawdza, czy dane są poprawne.

Ręcznie: zaznacz faktury ptaszkiem i wybierz „Dla księgowości" → „Wyślij komplet do księgowości (e-mail)". Program pyta o potwierdzenie i wysyła plik ZIP z fakturami w PDF i XML oraz zestawieniem.
Co miesiąc: po zalogowaniu program sprawdza, czy komplet za poprzedni miesiąc już wyszedł. Jeśli nie, pokazuje komunikat z przyciskami „Wyślij teraz" i „Nie wysyłaj za ten miesiąc" (po jego kliknięciu program nie zapyta już o ten miesiąc; samo zamknięcie komunikatu krzyżykiem odkłada pytanie do następnego uruchomienia) albo, przy zaznaczonej opcji automatycznej, wysyła go sam: zakupy i sprzedaż w jednej wiadomości.

Port 465 oznacza szyfrowanie SSL, port 587 szyfrowanie STARTTLS; program sam dobiera sposób do portu. Jeśli na porcie 465 wysyłka się nie udaje, a na 587 działa, zostań przy 587: część sieci i programów antywirusowych blokuje port 465.

Jedna faktura e-mailem. W oknie podglądu faktury kliknij „Wyślij e-mailem…" albo kliknij fakturę na liście prawym przyciskiem i wybierz „Wyślij fakturę e-mailem (PDF + XML)…" (jest też w menu „Faktury"). Wpisujesz adres odbiorcy (kilka adresów rozdziel przecinkiem), temat i treść; w załączniku idą PDF i XML faktury. Program zapamiętuje ostatni adres. Do tej wysyłki wystarczą dane skrzynki - adres księgowości nie jest potrzebny.

Wiadomość wychodzi z Twojej skrzynki, a nie z naszych serwerów. Załączniki powyżej 20 MB program odmawia wysłać i proponuje zapis na dysk.

Wyłączanie. W tej samej zakładce są dwa przełączniki. „Przypominaj o wysyłce kompletu za poprzedni miesiąc": po odznaczeniu program nie pyta o komplet wcale, a ręczna wysyłka działa dalej. „Wysyłanie e-maili włączone": po odznaczeniu program niczego nie wysyła z Twojej skrzynki (ani kompletu, ani pojedynczych faktur, ani powiadomień o nowych fakturach) i o nic nie pyta; dane skrzynki zostają zapisane, więc włączenie z powrotem niczego nie wymaga.

Kategorie kosztów i status VAT Premium MAX

Kategorie. Prawy przycisk na fakturze → „Kategoria": wybierasz istniejącą albo wpisujesz nową, na przykład „paliwo". „Ustaw dla wszystkich faktur tego kontrahenta" przypisuje kategorię z góry każdej fakturze od niego. Kategoria jest widoczna w kolumnie, w wyszukiwaniu, w zestawieniu Excel i w osobnej zakładce statystyk.

Status VAT. Przy fakturach zakupowych program sprawdza w wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów, czy sprzedawca jest czynnym podatnikiem. Wynik widać w kolumnie „Status VAT"; inny niż „Czynny" jest na czerwono. Wykaz ma dzienny limit zapytań, dlatego program sprawdza po kilku kontrahentów przy każdym pobraniu listy i pamięta wynik przez 30 dni. Jednego kontrahenta sprawdzisz od razu z menu pod prawym przyciskiem. Sprawdzanie wyłączysz w Ustawieniach.

Przypomnienia o płatnościach. Raz dziennie po uruchomieniu program pokazuje komunikat o fakturach zakupowych po terminie lub z terminem w ciągu 3 dni; „Pokaż" otwiera ich listę. „Zestawienia" → „Terminy płatności do kalendarza (.ics)" zapisuje terminy do pliku, który wczytasz do kalendarza w telefonie lub programie pocztowym.

Kopia zapasowa i przeniesienie Premium MAX

W Ustawieniach przycisk Utwórz kopię… zapisuje jeden plik ZIP z listą firm, archiwum faktur i oznaczeniami zapłaty. Program pyta, czy dołączyć pliki certyfikatów i kluczy; z nimi kopia wystarczy do uruchomienia programu na innym komputerze.

Przywróć z kopii… wczytuje taki plik: zastępuje listę firm i dokłada faktury do archiwum.

W kopii nie ma haseł ani licencji. Hasło klucza wpisujesz na nowym komputerze ponownie, a licencję przenosimy po kontakcie z nami.

Automatyczna kopia raz w tygodniu. W „Ustawienia…", zakładka „Archiwum i bezpieczeństwo", zaznacz „Rób kopię zapasową raz w tygodniu" i wskaż folder - najlepiej na innym dysku albo w folderze Dysku Google lub OneDrive. Kopia powstaje przy uruchomieniu programu, gdy od poprzedniej minęło 7 dni; w folderze zostaje 8 ostatnich kopii (pliki KSeFViewer-kopia-auto-…zip). Hasła, PIN i tokeny nie trafiają do kopii. Gdy folderu nie ma (np. odłączony dysk), program pokaże pasek z informacją.

Miejsce archiwum i PIN Premium MAX

Folder archiwum. Domyślnie archiwum leży w folderze ustawień programu. W „Ustawienia…", zakładka „Archiwum i bezpieczeństwo", możesz wskazać inny folder, na przykład na dysku sieciowym. Kilka komputerów ustawionych na ten sam folder widzi te same faktury, notatki, kategorie i oznaczenia zapłaty. Program proponuje skopiowanie dotychczasowego archiwum do nowego miejsca.

Szyfrowanie PIN-em. „Ustaw lub zmień PIN…" szyfruje wszystkie pliki archiwum. Od tej chwili program pyta o PIN przy każdym uruchomieniu, a plików nie da się odczytać poza programem. „Wyłącz szyfrowanie…" przywraca zwykłe pliki.

Przy ustawianiu PIN-u program pyta, czy zdeponować go u producenta. Jeśli się zgodzisz, PIN jest szyfrowany na Twoim komputerze i zapisywany na naszym serwerze; gdy go zapomnisz, odzyska go pomoc techniczna po potwierdzeniu, że jesteś właścicielem licencji.
Bez depozytu zapomnianego PIN-u nie da się odzyskać. Archiwum trzeba wtedy pobrać z KSeF od nowa, a notatki, kategorie i oznaczenia zapłaty przepadają.
Przy archiwum na dysku sieciowym wszystkie komputery używają tego samego PIN-u.
Kopia zapasowa zawiera faktury odszyfrowane, żeby dało się ją przywrócić na innym komputerze. Plik kopii trzymaj w bezpiecznym miejscu.

Wygląd programu

Menu „Wygląd" przełącza tryb prosty i zaawansowany. W „Ustawienia…", zakładka „Pobieranie i okno" (także „Wygląd" → „Wielkość tekstu i tryb ciemny…"), wybierasz wielkość tekstu (mała, normalna, duża, bardzo duża) oraz tryb ciemny. Zmiana działa po ponownym uruchomieniu programu. Tam też włączysz dziennik na dole okna (od wersji 2.9.0 jest domyślnie schowany - komunikaty widać na pasku stanu).

Język faktury. W oknie podglądu faktury pole „Język faktury" zmienia etykiety wizualizacji na angielski albo niemiecki - przydaje się dla zagranicznego kontrahenta. Tłumaczone są tylko stałe elementy (nagłówki, nazwy kolumn, opisy pól); treść faktury zostaje bez zmian. Zapisany PDF ma wybrany język.

Korekty i faktury VAT RR. Przy fakturze korygującej z pozycjami „przed korektą" podgląd ma tabelę „Zmiany w pozycjach": ilość i kwoty przed i po korekcie oraz wyliczoną różnicę. Faktury VAT RR (skup od rolnika ryczałtowego) pokazujemy z opisem stron (rolnik - sprzedawca, nabywca - wystawca) i zryczałtowanym zwrotem podatku przy każdej pozycji. Indeks i kod GTIN (EAN) towaru są pod nazwą pozycji.

Jedno okno programu. Drugie uruchomienie programu nie otwiera kopii, tylko pokazuje okno, które już działa. Dzięki temu dwa programy nie zapisują naraz do tego samego archiwum.

Co nowego. Po aktualizacji program przy pierwszym uruchomieniu pokazuje krótką listę zmian. Pełna lista jest na stronie Historia zmian.

Licencja i limity

Okres próbny: Po pierwszym uruchomieniu programu przez 14 dni działają wszystkie funkcje Premium MAX, bez klucza. Stan widać w prawym dolnym rogu okna. Okres próbny przysługuje raz na komputer i wymaga połączenia z internetem przy pierwszym uruchomieniu; ponowna instalacja programu go nie odnawia. Na 3 dni przed końcem i przez dwa tygodnie po nim program pokazuje pasek z informacją i przyciskiem „Kup licencję". Po okresie próbnym działa dalej jako wersja darmowa, a pobrane faktury zostają na komputerze. Raz dziennie, przy uruchomieniu, pokazuje wtedy okno z cenami i krótkim podsumowaniem tego, co zrobiłeś w okresie próbnym (np. ile faktur pobrałeś i ile PDF zapisałeś); przycisk „Zamknij" działa po 10 sekundach. Przez 7 dni po okresie próbnym w oknie jest hasło rabatowe do formularza zamówienia.
Wersja darmowa: Logowanie, lista faktur, podgląd plików XML z dysku, 14 podglądów faktury i 14 podglądów XML z KSeF w miesiącu. Bez zapisu plików, drukowania i sumy.
Premium (licencja roczna): Zapis PDF i XML, drukowanie, suma, zestawienie PDF, eksport CSV. Do 64 różnych faktur pobranych z KSeF w miesiącu; ta sama faktura liczy się raz.
Premium MAX (licencja roczna): Bez limitu faktur oraz wszystkie funkcje oznaczone na tej stronie znacznikiem Premium MAX.

Licencje płatne są roczne, nie jednorazowe. W cenie są aktualizacje programu przez cały okres licencji oraz pomoc e-mail. Pomoc zdalna (zdalny pulpit) kosztuje 50 zł brutto za połączenie. Przez 14 dni od otrzymania klucza możesz zrezygnować z licencji i dostać zwrot pieniędzy, bez podawania przyczyny.

Licencja Premium obejmuje 2 firmy (NIP-y), Premium MAX - 5 firm; każdą kolejną dokupisz, klucz zostaje ten sam. Licencja działa na jednym komputerze, kolejne komputery z tym samym kluczem są za dopłatą - firmy z licencji są wspólne dla wszystkich komputerów. Po wpisaniu klucza program sam proponuje dodanie firm przypisanych do licencji, których jeszcze nie ma na liście (logowanie - token albo certyfikat - ustawiasz dla każdej firmy osobno). Do sprawdzenia licencji program wysyła na nasz serwer klucz, identyfikator komputera, numer wersji i NIP firmy. Przy każdym uruchomieniu wysyła też identyfikator komputera i numer wersji, żebyśmy wiedzieli, ile razy program został zainstalowany i uruchomiony. Faktury nie są wysyłane.

Zakup i przedłużenie. Przycisk „Kup licencję" (w oknie po okresie próbnym, na pasku i w oknie „Licencja" jako „Kup / przedłuż licencję") otwiera formularz zamówienia z wpisanym już NIP-em firmy. Po złożeniu zamówienia dostajesz e-mail z danymi do przelewu, a klucz - po zaksięgowaniu wpłaty, najpóźniej w ciągu 24 godzin w dni robocze. Jeśli masz już klucz, formularz od razu proponuje przedłużenie tej licencji. Po wyczerpaniu miesięcznego limitu wersji darmowej program pokazuje okno z ofertą i datą odnowienia limitu.

Stan licencji i wykorzystanie limitu widać w prawym dolnym rogu okna. Na 14 dni przed końcem licencji program pokazuje pasek z przyciskiem „Przedłuż", który otwiera formularz przedłużenia. Po wygaśnięciu licencji program przechodzi do wersji darmowej; pobrane faktury zostają na dysku. Przedłużenie nie wymaga nowego klucza, wystarczy uruchomić program ponownie.

Pełne porównanie wersji jest na stronie programu.